Nuove tecnologie analitiche a servizio del Procurement

Molti analisti ritengono che l’imminente introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria in Italia creerà le premesse per una velocizzazione dei processi di digital transformation nelle operazioni degli Uffici Acquisti, anche nelle PMI.

In particolare, l’analisi di un sempre maggior numero di informazioni disponibili in forma digitale consentirà di rendere i processi di Procurement ancora più efficienti. Le policy di acquisto infatti richiedono l’incrocio di dati provenienti da diverse fonti e, in questo senso, le Analytics possono aiutare i direttori acquisti a prendere decisioni più sempre più efficaci. Gran parte dei dati oggetto delle analisi di interesse del Procurement può essere estratta dai database degli ERP, ma è opportuno poter fare riferimento anche a fonti informative esterne all’azienda.

Cosa si può fare con l’Advanced Analytics

I campi di applicazione più comuni delle Analytics per il Procurement sono:

  • il rating dei fornitori: valutazione delle informazioni di qualifica, della puntualità delle consegne, della qualità delle forniture, del tempo impiegato nella risoluzione di ordini problematici, delle caratteristiche di sostenibilità ambientale;
  • l’analisi della spesa: individuazione di spese non necessarie, di forniture su cui poter realizzare economie di scala, di prodotti alternativi a parità di caratteristiche tecniche.
  • la previsione della domanda: analisi degli andamenti, delle stagionalità, dei picchi.
  • la gestione dei rapporti: ottimizzazione dei livelli di sconto, tracciabilità degli obblighi, verifica delle conformità.

Una soluzione di Analytics specifica per le Direzioni Acquisti, attraverso cruscotti interattivi personalizzabili direttamente dagli utenti finali, facilita il governo di questi processi e il monitoraggio e controllo degli eventi relativi all’intero ciclo d’acquisto, anche in ambiti complessi.

Prospettive di innovazione tecnologica nel Procurement

Gli uffici acquisti, specie quelli operanti nelle PMI, sono rimasti un po’ai margini dei processi di digital transformation: almeno finora, i budget IT per questo settore sono stati di scarsa entità e per lo più assorbiti all’interno dei mega-progetti di introduzione dei sistemi ERP, che non sempre riservano sufficiente attenzione ai processi specifici del Procurement. Il rapido sviluppo di maggiori competenze digitali tra i responsabili degli acquisti, li rende soggetti ideali per un possibile “salto di paradigma”: dalla gestione manuale dei processi direttamente ai tool di interazione basati su tecniche cognitive, come il riconoscimento del linguaggio naturale, che non richiedono skill informatici specialistici da parte degli utenti.

In particolare, ci sono tre aree dell’information technology, emerse in questi anni (oltre alla blockchain, che però esula da questa disamina), che appaiono più direttamente interessanti

nell’ambito del Procurement. In un ordine di “ideale” applicabilità temporale, sono:

  • gli Integrated Analytics, che consentono di mettere in relazione tutti gli elementi conoscitivi a disposizione, con metodi di analisi statistica predittiva che affinano progressivamente la loro efficacia;
  • la Robotic Process Automation (RPA), che consiste nell’utilizzo di robot software (noti anche come Bot/Chatbot o Intelligent Assistant) in grado di automatizzare task semplici e ripetitivi, liberando così il personale dell’ufficio acquisti per compiti di più alto livello;
  • le tecniche di Artificial Intelligence, con particolare riferimento al Machine Learning (ML), con cui si possono realizzare sistemi in grado, dopo un’opportuna fase di apprendimento guidato, di elaborare i dati senza necessità di programmazione – utilizzando funzioni “sensoriali”, come riconoscimento di immagini, comprensione del linguaggio naturale, individuazione di pattern – e di migliorare progressivamente la propria capacità di suggerire le azioni più opportune rispetto al contesto analizzato.

Benefici delle nuove tecnologie

Di seguito, tre possibili esempi di applicazione di tecnologie cognitive ai processi di Procurement.

  • La gestione dei contratti in ottica di conformità: i sistemi basati su ML sono grado di eseguire rapidamente la scansione di tutti i dati di un contratto (ma anche di molti documenti contrattuali contemporaneamente), estraendone le informazioni più rilevanti: nomi, informazioni sull’organizzazione e sul fornitore, data della firma del contratto, date di rinnovo e altro ancora. Si possono, di conseguenza, attivare in automatico allarmi relativi alle scadenze, avvisi di rinnovo, notifiche ai fornitori e altri processi inerenti la conformità contrattuale;
  • L’aumento dei risparmi attraverso negoziazioni data-driven: cercando nella cronologia dei contratti con un fornitore specifico, o con tutti i fornitori che corrispondono a un determinato profilo, un sistema analitico basato su ML può aiutare a cogliere opportunità di risparmio o di maggior fatturato che altrimenti andrebbero perse (ad esempio, con l’applicabilità di penali a tutela dell’acquirente, o di condizioni di miglior favore già praticate dal fornitore, o di sconti a quantità dovuti ad acquisti effettuati in precedenza).
  • Un vendor rating basato su criteri complessi: con il ML si possono identificare dei pattern all’interno dei processi di approvvigionamento per individuare le aree di miglioramento: ad esempio, è possibile definire profili di “fornitore ideale” rispetto a determinate esigenze, tenendo conto di molti parametri, ricavati da fonti diverse (sistemi gestionali di aziende acquisite, business report di società di valutazione esterne, informazioni disponibili su web e social) e di formato eterogeneo (dati strutturati e non strutturati).

Nuove sfide per il Procurement

Specialmente per quei cicli produttivi dove gran parte della produzione dei componenti è ormai esternalizzata, un approccio di questo tipo al tema della qualificazione e valutazione dei fornitori risulta ancora più utile, perché consente di ottimizzare la scelta delle fonti di approvvigionamento, anche in caso di scarsità di dati pregressi o di specifiche competenze di prodotto. e per una valutazione comparativa dei fornitori sulla base di criteri multidimensionali.

Si pensi a temi emergenti come il Green Procurement (o, più correttamente, “Sustainable Procurement”), inteso come caratterizzazione della propria supply chain in termini di massima sostenibilità ambientale e sociale. Questo paradigma, sempre più importante per consumatori e aziende, comporta nuove responsabilità per i buyer: ad esempio, il monitoraggio di una filiera “bio” per il Food & Beverage, o la valutazione dei consumi di acqua o di emissione di CO2 per la produzione, il packaging e il trasporto della componentistica, o la necessità di valutare la resa effettiva di una fornitura in rapporto agli scarti di produzione.

Per un ufficio acquisti, tutto questo richiede la definizione di nuovi Key Performance Indicator, la gestione di “etichette ambientali” specifiche per i diversi tipi di fornitura, la acquisizione di notizie da fonti pubbliche (es. relative a reati ambientali ascritti a un fornitore) e, soprattutto, una capacità di analisi che consenta decisioni efficaci, con la rapidità richiesta dagli attuali scenari competitivi.

Conclusioni

Quella del Procurement è sempre di più una funzione cardine della gestione delle aziende, specie quando si opera a livello internazionale: nella scelta di un fornitore in una supply chain globalizzata e virtualizzata, la previsione accurata dei fattori di rischio e di quelli di successo può fare la differenza.

Per rispondere a queste nuove responsabilità, i buyer trarranno sempre più giovamento da tecnologie avanzate, come  blockchain e intelligenza artificiale, che ampliano in modo significativo gli strumenti conoscitivi disponibili per gestire la crescente complessità dei processi di approvvigionamento.